Varning för Åsarna IK!

[Jim N]

Ja det är faktiskt så illa att jag som konsument inom den här branschen vill utfärda en varning för Åsarna IK, och uppmana er andra att inte stödja klubben. Förmodligen kommer några av er som läser tråden att tycka att jag kastar orättfärdig skit på en anrik klubb, men det jag är av den åsikten att man som konsument måste hävda sin rätt att få den vara eller tjänst man betalat för. Om felaktigheter inte påtalas kommer de ej heller att rättas till.

 

Det som hänt är följande:

Jag och min bror anmälde oss till ICA-loppet i Åsarna samt betalade anmälningsavgiften innan anmälningstiden löpt ut. Trots det fanns vi ej med i listan över anmälda. Min bror ringde då till föreningen för att få veta om anmälan registrerats, vilket resulterade i att den som svarade gjorde en skriftlig notering över våra namn och klubbtillhörigheter. Det resulterade i sin tur till att jag någon dag senare fanns med på två ställen (två olika startnummer) i anmälningslistan, varav ett med felaktigt namn eftersom den person som svarat i telefon på Åsarnas kansli inte lyssnat speciellt uppmärksamt.

 

När vi sedan anlände till Åsarna på tävlingsdagen hävdade funktionärerna som delade ut nummerlappar att min bror ej hade betalat anmälningsavgiften, vilket han givetvis bestred. Funktionären gjorde en anteckning och sa att hon senare skulle kontrollera hur det förhöll sig.

 

Efter att loppet genomförts och vi åkt hem såg vi att resultatlistan publicerats på Åsarna IK:s hemsida. Resultatlistan visade sig vara felaktig, min bror hade placerats bland "Ej startande" och hade inte fått någon åktid. Jag fanns med i resultatlistan under felaktigt namn samt med korrekt namn bland "Ej startande".

 

Jag mailade därför klubben och påtalade felaktigheterna och fick några dagar senare svar. Mailet innehöll dock inga uttalanden om den felaktiga resultatlistan och gällande hur anmälningsförfarandet fungerat så fick jag veta att det var "märkligt". Jag skickade givetvis ytterligare ett mail för att få veta om resultatlistan skulle komma att revideras (med tanke på att många åker dylika tävlingar endast i syfte att seeda sig inför Vasaloppet är det av stor vikt att resultatlistan är korrekt och publiceras i god tid så man vet om man behöver åka fler tävlingar eller ej) men fick då inget svar. Efter några dagar skickade jag därför ytterligare ett mail i frågan och fick då svaret att resultatlistan skulle komma att revideras. Nu har så äntligen skett, det tog två veckor (!!!).

 

Anmälningsavgiften har Åsarna IK däremot uppenbarligen inte lyckats kontrollera, min bror fick nämligen veta att hans klubb fakturerats för hans deltagande i ICA loppet. Detta alltså trots att avgiften först betalats, sedan påtalats via telefon, till funktionär och via mail.

 

Utöver detta upplevde jag andra brister i arrangemanget men de är i större utsträckning baserade på vad jag personligen tycker. Jag utelämnar därför dessa. Däremot anser jag att en arrangör av en skidtävling, eller för den delen vilket företag som helst, bör klara av att leverera åtminstone de mest självklara delarna av den vara eller tjänst de tar betalt för. Tyvärr förefaller jag inte få medhåll i den frågan från Åsarna IK.

[Skidgrym]

Har varit med och arrangerat orienteringstävlingar och friidrottstävlingar och ofta varit i sekretariat/tidtagning på dessa.

 

Av det du beskriver med dubbelfel på fel får du det verkligen att framstå som ruttna arrangörer som inte tar det på allvar. Men ibland är det svårare än man tror att få ihop det.

 

Några tankar från det som jag upplevt:

 

Anmälan: Här bör man ha ett system som tar emot anmälan via hemsida och lagrar allt i en databas som går att använda direkt mot tidtagningsprogrammet. Har man ett par hundra anmälningar kan man ge sig på att varje manuell hantering via telefon eller vanlig mail är en felkälla. Telefonanmälan borde inte vara möjlig, men många är ju snälla och vill ha så många som möjligt.

En annan felkälla är deltagare som ångrar sig, ringer om att byta klass eller anmäler sig flera gånger.

(en tredje felkälla är att faktiskt löpare själva skriver fel namn, klass, bricknummer osv i anmälan -vilket de sen försöker skylla på arrangören)

 

Betalning: Det är ett krångel. I orientering sker det allt som oftast mot faktura till klubben i efterhand, vilket jag tycker är mkt smartare än i skidor då individen själv ska betala i förskott.

De friidrottstävlingar jag hjälpt till på har också ofta förskott och då ska nummerlappsutdelarna som oftast inte är samma person som kassören eller den person som kollar mail mm försöka ha koll på alla som mailar att pengarna är sena o s v vilket i stort sätt aldrig funkat.

För kassören måste det vara tight att hinna stämma av att alla betalat. Självklart blir det då missförstånd när "kunden" tar för givet att "alla" funktionärer har koll på vad de andra lovat.

 

Tidtagning: Om sedan ytterligare andra personer sköter själva sekretariatet för 400-1000 startande är det inte lätt att se att någon finns med två gånger (om det dessutom är olika stavning). De som inte går i mål hamnar automatiskt på DNS. Du måste väl ha hämtat ut nummerlappen som tillhörde "den felstavade du"? (men hur din bror som åkte loppet kunde bli DNS verkar skumt)

 

Efterarbete: alla klubbar jag jobbat i har varit dåliga på efterarbete. De funktionärer som efter mycket jobb övertalning ställer upp att jobba med någon avgränsad bit (t.ex. nummerlappsutdelning) på tävlingsdagen åker hem och kvar står några få eldsjälar som ska städa upp och rätta till. Dessvärre är det inte ovanligt att småfel tar lång tid att rätta till om den som skött det känner sig klar och är i full fart att jobba ikapp det som försakats för tävlingen på sitt arbete, eller den som lovat något åkt på tjänsteresa e dyl.

 

Det var mina tankar. Jag försvarar på inget vis Åsarnas misstag, men vill nyansera hur det kan gå till utan att det är någon elak tanke bakom. Man måste nog ha lite mer överseende med ideella arrangemang än med de som har råd med anställd personal.

[Jim N]

Har varit med och arrangerat orienteringstävlingar och friidrottstävlingar och ofta varit i sekretariat/tidtagning på dessa.

 

Av det du beskriver med dubbelfel på fel får du det verkligen att framstå som ruttna arrangörer som inte tar det på allvar. Men ibland är det svårare än man tror att få ihop det.

 

Några tankar från det som jag upplevt:

 

Anmälan: Här bör man ha ett system som tar emot anmälan via hemsida och lagrar allt i en databas som går att använda direkt mot tidtagningsprogrammet. Har man ett par hundra anmälningar kan man ge sig på att varje manuell hantering via telefon eller vanlig mail är en felkälla. Telefonanmälan borde inte vara möjlig, men många är ju snälla och vill ha så många som möjligt.

En annan felkälla är deltagare som ångrar sig, ringer om att byta klass eller anmäler sig flera gånger.

(en tredje felkälla är att faktiskt löpare själva skriver fel namn, klass, bricknummer osv i anmälan -vilket de sen försöker skylla på arrangören)

 

Betalning: Det är ett krångel. I orientering sker det allt som oftast mot faktura till klubben i efterhand, vilket jag tycker är mkt smartare än i skidor då individen själv ska betala i förskott.

De friidrottstävlingar jag hjälpt till på har också ofta förskott och då ska nummerlappsutdelarna som oftast inte är samma person som kassören eller den person som kollar mail mm försöka ha koll på alla som mailar att pengarna är sena o s v vilket i stort sätt aldrig funkat.

För kassören måste det vara tight att hinna stämma av att alla betalat. Självklart blir det då missförstånd när "kunden" tar för givet att "alla" funktionärer har koll på vad de andra lovat.

 

Tidtagning: Om sedan ytterligare andra personer sköter själva sekretariatet för 400-1000 startande är det inte lätt att se att någon finns med två gånger (om det dessutom är olika stavning). De som inte går i mål hamnar automatiskt på DNS. Du måste väl ha hämtat ut nummerlappen som tillhörde "den felstavade du"? (men hur din bror som åkte loppet kunde bli DNS verkar skumt)

 

Efterarbete: alla klubbar jag jobbat i har varit dåliga på efterarbete. De funktionärer som efter mycket jobb övertalning ställer upp att jobba med någon avgränsad bit (t.ex. nummerlappsutdelning) på tävlingsdagen åker hem och kvar står några få eldsjälar som ska städa upp och rätta till. Dessvärre är det inte ovanligt att småfel tar lång tid att rätta till om den som skött det känner sig klar och är i full fart att jobba ikapp det som försakats för tävlingen på sitt arbete, eller den som lovat något åkt på tjänsteresa e dyl.

 

Det var mina tankar. Jag försvarar på inget vis Åsarnas misstag, men vill nyansera hur det kan gå till utan att det är någon elak tanke bakom. Man måste nog ha lite mer överseende med ideella arrangemang än med de som har råd med anställd personal.

Jag kan hålla med dig i dina nyanseringar, föreningsverksamhet som är beroende av ideell arbetskraft får på köpet även den ideella arbetskraftens oerfarenhet och okunskap. Så långt håller jag med dig dig. Jag vill inte gå in på vilka förklaringar jag fått av Åsarna när jag frågat varför det inte fungerat, men det har tydligen att göra med vissa nyckelpersoners ointresse för andra än eliten. En intressant "fingervisare" som pekar ut i vilken riktning problemet ligger kan jag dock förmedla...ICA-loppet genererade pengar till klubben, som delades ut till aktiva i form av stipendier, men samtidigt hade de inte råd att köpa in pappersmuggar till fler vätskekontroller än den första, istället återanvändes ett antal plastflaskor om och om igen...